Conservazione dei registri contabili: scadenza imminente
Secondo la regola generale dell’art. 7 comma 4-ter del Dl 357/94, infatti, i registri contabili tenuti con sistemi meccanografici vanno trascritti su supporti cartacei entro tre mesi dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi (coincidente con il 30 novembre, per i soggetti solari).
Ove non sia ancora decorso il termine prescritto, i registri sono considerati regolari anche in assenza della trascrizione, se risultano aggiornati sul supporto magnetico e stampati contestualmente alla richiesta agli organi di controllo e in loro presenza.
Il medesimo termine (tre mesi dalla presentazione della dichiarazione dei redditi) è richiamato dall’art. 3 comma 3 del Dm 17 giugno 2014 per la conservazione elettronica dei documenti informatici.
Quanto sopra indicato è derogato dal comma 4-quater del citato art. 7 del Dl 357/94 che, nella versione anteriore al Dl 73/2022 (conv. L. 122/2022), disponeva che la tenuta di qualsiasi registro contabile con sistemi elettronici su qualsiasi supporto fosse, in ogni caso, considerata regolare in difetto di trascrizione su supporti cartacei nei termini di legge, se, in sede di accesso, ispezione o verifica, gli stessi risultavano aggiornati sui predetti sistemi elettronici e stampati a seguito della richiesta avanzata dagli organi procedenti e in loro presenza.
Le modifiche apportate dal Dl 73/2022 hanno esteso la disposizione agevolativa anche alla conservazione dei registri.
La norma attualmente in vigore stabilisce infatti che la tenuta e la conservazione di qualsiasi registro contabile con sistemi elettronici su qualsiasi supporto sono considerate, in ogni caso, regolari, in difetto di trascrizione su supporti cartacei o di conservazione sostitutiva nei termini di legge, se, in sede di accesso, ispezione o verifica, tali registri risultino aggiornati sui supporti elettronici e siano stampati su richiesta degli organi procedenti e in loro presenza.
Prima delle citate modifiche, l’Agenzia delle Entrate aveva espresso un’interpretazione estremamente restrittiva della norma. Con la risposta a interpello 9 aprile 2021 n. 236 e la ris. 28 marzo 2022 n. 16, era stato chiarito che la stessa non aveva modificato le norme in tema di conservazione e che tenuta e conservazione dei documenti restavano concetti e adempimenti distinti, seppure posti in continuità. Pertanto, per i registri tenuti in formato elettronico:
- ai fini della loro regolarità, non v’era l’obbligo di stampa sino al terzo mese successivo al termine di presentazione della relativa dichiarazione dei redditi, salva apposita richiesta in tal senso da parte degli organi di controllo in sede di accesso, ispezione o verifica;
- entro tale momento (terzo mese successivo al termine di presentazione della dichiarazione dei redditi), però, andavano posti in conservazione nel rispetto del Dm 17 giugno 2014, se il contribuente intendeva mantenerli in formato elettronico, oppure stamparli su carta, in caso contrario.
Come indicato nel comunicato stampa CNDCEC 27 luglio 2022, a seguito dell’intervento, sarebbe “sufficiente tenere aggiornati i libri e le scritture contabili su supporto informatico e stamparli soltanto all’atto di eventuali richieste da parte dell’amministrazione finanziaria in sede di controllo”. Dovrebbe quindi risultare valido il registro contabile tenuto aggiornato in formato pdf e stampato all’occorrenza.
Va peraltro rimarcato che l’Agenzia delle Entrate non ha ancora fornito indicazioni ufficiali con riferimento alla nuova formulazione della norma. Un suo intervento sarebbe quanto mai opportuno anche per far definitivamente chiarezza su alcune criticità espresse da una parte della dottrina con riguardo al coordinamento, sotto il profilo della conservazione, della riformulata disposizione con le altre disposizioni tributarie (art. 22 del Dpr 600/73) e la disciplina civilistica (artt. 2200 e 2215-bis c.c.).
(MF/ms)