I diversi registri contabili che devono essere normativamente/obbligatoriamente tenuti da chi esercita un’attività d’impresa in contabilità ordinaria – libro giornale, libro inventari, scritture ausiliarie di magazzino, registro dei beni ammortizzabili e registri Iva – sono stati interessati da recenti novità che riguardano la relativa tenuta e conservazione.L’articolo 7, comma 4-quater, Dl. 357/1994, come modificato dal Dl. 73/2022, stabilisce infatti che si possa procedere con detti adempimenti, per tutti i tipi di registri, con sistemi elettronici e su qualsiasi supporto, considerando in ogni caso regolari tali modalità pur in difetto di trascrizione su supporti cartacei o di conservazione sostitutiva nei termini di legge.

Ciò, però, solamente se in sede di accesso, ispezione o verifica da parte dell’autorità fiscale tali registri:

1.   risultino aggiornati sui supporti elettronici, e
2.   siano stampati su richiesta degli organi procedenti e in loro presenza.

Tale modifica è intervenuta con lo scopo di semplificare la modalità di conservazione dei registri contabili, garantendo l’obbligo di stampa cartacea soltanto “all’atto del controllo e su richiesta dell’organo procedente”.

Erano infatti già state introdotte alcune semplificazioni in precedenza, nonostante esse non fossero state pienamente recepite dall’Agenzia delle Entrate, che nella risposta a interpello n. 236 del 09.04.2021 (prima) e nella risoluzione n. 16/E del 28.03.2022 (poi), aveva affermato che le norme in tema di conservazione, da un lato, e di tenuta e conservazione dei documenti contabili, dall’altro, risultavano concetti e adempimenti distinti – seppur posti in continuità.

Le modifiche di cui si è detto, apportate dal Dl. 73/2022 e operative a decorrere dal 20.08.2022, hanno quindi definitivamente superato la posizione restrittiva dell’Amministrazione finanziaria, stabilendo che la regolarità dei registri contabili elettronici venga estesa non solo al profilo della tenuta ma anche a quello della conservazione (sempre a condizione che i verificatori possano richiedere, e vedere effettuata, la stampa in sede di controllo e verifica).

Passando a quanto dovuto a titolo di imposta di bollo per la stampa dei registri contabili obbligatori per legge, è necessario assolvere al tributo nei seguenti termini:

Relativamente alle modalità di pagamento dell’imposta di bollo la richiamata risposta a interpello n. 346/2021 ha differenziato la modalità di assolvimento se i registri sono tenuti con sistemi meccanografici, e stampati su supporto cartaceo, oppure con modalità informatica, venendo poi posti in conservazione sostitutiva.

Nello specifico, nel caso di registri contabili trascritti su supporto cartaceo, l’imposta di bollo deve essere adempiuta, sulla base di quanto previsto dall’articolo 3 Dpr. 642/1972 e dall’articolo 16 della Tariffa, Parte I, allegata al Dpr. 642/1972:

·    con pagamento ad intermediario convenzionato con l’Agenzia delle Entrate, il quale rilascia, con modalità telematiche, apposito contrassegno cartaceo da apporre sulle pagine dei registri contabili, oppure
·    mediante pagamento di modello F23 utilizzando il codice tributo “458T” (istituito dalla risoluzione n. 174/E/2001).

Se si è invece in presenza di registri tenuti in modalità informatica il tributo è dovuto ogni 2.500 registrazioni o frazioni di esse – sempre nelle misure indicate in precedenza – ed il pagamento deve avvenire, in base a quanto stabilito dall’articolo 6 Dm. 17.06.2014:

·    con modalità telematica, in unica soluzione, mediante F24 utilizzando il codice tributo “2501” (si veda la citata risposta a interpello n. 236/2021);
·    entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio.

Vi è poi l’ipotesi in cui vengano commesse irregolarità nell’assolvimento di quanto dovuto dai soggetti passivi tenuti ad adempiere all’imposta di bollo, le quali possono essere ordinariamente (ed autonomamente) sanate mediante l’istituto del ravvedimento operoso – in mancanza di espresse preclusioni in tal senso ed anzi, coerentemente con quanto disposto dall’articolo 31 Dpr. 642/1972.

Sul versante sanzionatorio l’articolo 25 del medesimo Dpr. stabilisce che chi non corrisponde, in tutto o in parte, il bollo dovuto sin dall’origine è soggetto ad una sanzione amministrativa dal 100 al 500% dell’imposta o della maggiore imposta.

Pertanto, chi si trovi ad aver errato nel versamento in esame potrà rimediare pagando quanto dovuto come riportato dalla seguente tabella di riepilogo:

*  da ridurre in base allo “scaglione temporale” ex articolo 13 Dlgs 472/1997, sempre tenendo come riferimento la penalità del 100% vista sopra (minimo edittale)
** calcolati dal giorno successivo alla scadenza ordinaria, sulla base del tasso legale (5% a partire dal 01.01.2023)

Scade il prossimo 28 febbraio il termine entro cui deve concludersi la procedura di conservazione di registri contabili relativi al 2021.

Secondo la regola generale dell’art. 7 comma 4-ter del Dl 357/94, infatti, i registri contabili tenuti con sistemi meccanografici vanno trascritti su supporti cartacei entro tre mesi dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi (coincidente con il 30 novembre, per i soggetti solari).

Ove non sia ancora decorso il termine prescritto, i registri sono considerati regolari anche in assenza della trascrizione, se risultano aggiornati sul supporto magnetico e stampati contestualmente alla richiesta agli organi di controllo e in loro presenza.

Il medesimo termine (tre mesi dalla presentazione della dichiarazione dei redditi) è richiamato dall’art. 3 comma 3 del Dm 17 giugno 2014 per la conservazione elettronica dei documenti informatici.

Quanto sopra indicato è derogato dal comma 4-quater del citato art. 7 del Dl 357/94 che, nella versione anteriore al Dl 73/2022 (conv. L. 122/2022), disponeva che la tenuta di qualsiasi registro contabile con sistemi elettronici su qualsiasi supporto fosse, in ogni caso, considerata regolare in difetto di trascrizione su supporti cartacei nei termini di legge, se, in sede di accesso, ispezione o verifica, gli stessi risultavano aggiornati sui predetti sistemi elettronici e stampati a seguito della richiesta avanzata dagli organi procedenti e in loro presenza.

Le modifiche apportate dal Dl 73/2022 hanno esteso la disposizione agevolativa anche alla conservazione dei registri.

La norma attualmente in vigore stabilisce infatti che la tenuta e la conservazione di qualsiasi registro contabile con sistemi elettronici su qualsiasi supporto sono considerate, in ogni caso, regolari, in difetto di trascrizione su supporti cartacei o di conservazione sostitutiva nei termini di legge, se, in sede di accesso, ispezione o verifica, tali registri risultino aggiornati sui supporti elettronici e siano stampati su richiesta degli organi procedenti e in loro presenza.

Prima delle citate modifiche, l’Agenzia delle Entrate aveva espresso un’interpretazione estremamente restrittiva della norma. Con la risposta a interpello 9 aprile 2021 n. 236 e la ris. 28 marzo 2022 n. 16, era stato chiarito che la stessa non aveva modificato le norme in tema di conservazione e che tenuta e conservazione dei documenti restavano concetti e adempimenti distinti, seppure posti in continuità. Pertanto, per i registri tenuti in formato elettronico:

Le modifiche apportate dal Dl 73/2022 paiono superare la posizione restrittiva sopra esposta, atteso che – come espressamente indica la norma – la regolarità dei registri contabili elettronici interessa non più solo la tenuta, ma anche la conservazione dei medesimi. 

Come indicato nel comunicato stampa CNDCEC 27 luglio 2022, a seguito dell’intervento, sarebbe “sufficiente tenere aggiornati i libri e le scritture contabili su supporto informatico e stamparli soltanto all’atto di eventuali richieste da parte dell’amministrazione finanziaria in sede di controllo”. Dovrebbe quindi risultare valido il registro contabile tenuto aggiornato in formato pdf e stampato all’occorrenza.

Va peraltro rimarcato che l’Agenzia delle Entrate non ha ancora fornito indicazioni ufficiali con riferimento alla nuova formulazione della norma. Un suo intervento sarebbe quanto mai opportuno anche per far definitivamente chiarezza su alcune criticità espresse da una parte della dottrina con riguardo al coordinamento, sotto il profilo della conservazione, della riformulata disposizione con le altre disposizioni tributarie (art. 22 del Dpr 600/73) e la disciplina civilistica (artt. 2200 e 2215-bis c.c.).
 

La Camera ha approvato il Ddl. di conversione del Dl 73/2022 (c.d. Dl “Semplificazioni fiscali”), che ora passa all’esame del Senato per l’approvazione definitiva.

Particolare importanza assume l’emendamento che realizza l’effettivo superamento dell’obbligo di stampa e di conservazione elettronica annuale dei registri contabili tenuti con sistemi elettronici.

Come si ricorderà, l’art. 7 comma 4-quater del Dl 357/94 dispone che la tenuta di qualsiasi registro contabile con sistemi elettronici su qualsiasi supporto è, in ogni caso, considerata regolare in difetto di trascrizione su supporti cartacei nei termini di legge, se, in sede di accesso, ispezione o verifica, gli stessi risultano aggiornati sui predetti sistemi elettronici e vengono stampati a seguito della richiesta avanzata dagli organi procedenti e in loro presenza.

La norma opera in deroga al precedente comma 4-ter del medesimo articolo che impone, invece, la stampa dei registri “meccanografici” entro tre mesi da quello per la presentazione della dichiarazione dei redditi.

Come riportato anche nei documenti parlamentari relativi al Dl 34/2019 (che, da ultimo, ha modificato la norma), il legislatore ha inteso estendere l’“obbligo di stampa cartacea soltanto all’atto del controllo e su richiesta dell’organo procedente, già previsto limitatamente ai registri dell’Iva, […] a tutti i registri contabili tenuti in via meccanizzata o elettronica”.

La finalità semplificatrice della norma, tuttavia, non è stata recepita dall’Agenzia delle Entrate che, con la risposta interpello 9 aprile 2021 n. 236 e la risoluzione 28 marzo 2022 n. 16, ha indicato che l’intervento non ha modificato le norme in tema di conservazione e che tenuta e conservazione dei documenti restano concetti e adempimenti distinti, seppure posti in continuità.

Pertanto, qualora i documenti fiscalmente rilevanti consistano in registri tenuti in formato elettronico:

Qualche apertura sembrava potersi desumere dalla risposta a interpello 17 maggio 2021 n. 346, nella quale era indicato che “L’articolo 12-octies del decreto legge 30 aprile 2019, n. 34, convertito con modificazioni, con legge 28 giugno 2019, n. 58 (c.d. «Decreto Crescita») ha introdotto una novità in tema di registri contabili, modificando il decreto legge 10 giugno 1994, n. 357, permettendo di derogare all’obbligo della stampa o dell’archiviazione sostitutiva degli stessi […] Con detta modifica, quindi, è possibile derogare, al comma 4-ter”.

L’impostazione restrittiva è comunque prevalsa con la successiva risoluzione n. 16/2022.

L’emendamento al Dl 73/2022 approvato il 27 luglio, che recepisce la proposta presentata dal Consiglio nazionale dei dottori commercialisti e degli esperti contabili nel corso dell’audizione presso le Commissioni Finanze e Bilancio della Camera, determina di fatto il superamento della posizione restrittiva dell’Agenzia.

Viene esplicitato infatti che la norma in questione riguarda la tenuta “e la conservazione” di qualsiasi registro contabile elettronico. Inoltre, la regolarità dei registri è riconosciuta non solo in difetto di trascrizione su supporti cartacei nei termini di legge, ma anche “di conservazione sostitutiva digitale” ai sensi del Codice dell’amministrazione digitale (CAD – DLgs. 82/2005).

Come indicato nel comunicato stampa del CNDCEC, a seguito di tali modifiche, sarà sufficiente tenere aggiornati i libri e le scritture contabili su supporto informatico e stamparli soltanto all’atto di eventuali richieste da parte dell’Amministrazione finanziaria in sede di controllo.

(MF/ms)

Nel caso in cui i documenti fiscalmente rilevanti consistano in registri tenuti in formato elettronico:

Al riguardo si ricorda quanto segue:

– siano rispettate le norme del codice civile, del Codice dell’amministrazione digitale e delle relative regole tecniche e le altre norme tributarie riguardanti la corretta tenuta della contabilità;
– siano consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione almeno al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita Iva, alla data o associazioni logiche di questi ultimi, laddove tali informazioni siano obbligatoriamente previste;

c)  stabilito che il processo di conservazione dev’essere effettuato entro il termine previsto dall’art. 7, comma 4-ter, del Dl. n. 357/1994, convertito con modifiche dalla Legge 489/1994, cioè entro i termini di presentazione delle relative dichiarazioni annuali, semprechè non siano scaduti da oltre tre mesi;

3. i sensi dell’art. 5, comma 16, del Dl. 22 marzo 2021, n. 41, corvertito con modifiche dalla Legge 21 maggio 2021, n. 69, con riferimento al periodo d’imposta in corso al 31 dicembre 2019, il processo di conservazione di cui all’art. 3, comma 3 , del Dm. 17 giugno 2014, si considera tempestivo se effettuato, al più tardi, entro i tre mesi successivi al termine previsto dal richiamato art. 7, comma 4-ter , del Dl. n. 357/1994.

(MF/ms)