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Convocazione organi societari: ritorno alle modalità ordinarie

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Il 31 luglio scorso è terminato il periodo di vigenza della previsione normativa che ha consentito di tenere “a distanza” le assemblee di società a prescindere da quanto indicato nei relativi statuti.

L’art. 106 comma 7 del Dl 18/2020 convertito, infatti, nel contesto delle disposizioni dettate per fronteggiare l’emergenza da Covid-19, ha consentito, fino alla suddetta data, le semplificazioni procedurali allo svolgimento delle assemblee contenute nel medesimo articolo. In particolare, è stato possibile:

  • prevedere, nelle spa, nelle sapa, nelle srl, nelle società cooperative e nelle mutue assicuratrici, anche in deroga alle diverse disposizioni statutarie, l’espressione del voto in via elettronica o per corrispondenza e l’intervento all’assemblea mediante mezzi di telecomunicazione (comma 2 primo periodo);
  • svolgere le assemblee, sempre a prescindere da diverse disposizioni statutarie, anche esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione che garantissero l’identificazione dei partecipanti, la loro partecipazione e l’esercizio del diritto di voto, senza in ogni caso la necessità che si trovassero nel medesimo luogo, ove previsti, il presidente, il segretario o il notaio (comma 2 secondo periodo). Questa disposizione è stata da taluni letta come il riconoscimento della possibilità, nella fase emergenziale, di tenere un’assemblea “virtuale”, senza indicazione del luogo fisico di convocazione;
  • consentire, nelle srl, anche in deroga a quanto previsto dall’art. 2479 comma 4 c.c. e alle diverse disposizioni statutarie, che l’espressione del voto avvenisse mediante consultazione scritta o per consenso espresso per iscritto (comma 3);
  • obbligare, in talune società (ad esempio, quelle quotate), alla partecipazione all’assemblea tramite il Rappresentante designato (commi 4, 5 e 6).
Nonostante l’assenza di specifiche indicazioni normative, il ricorso “agevolato” a riunioni “a distanza” è stato ritenuto praticabile anche per CdA e Collegi sindacali.

Oggi, quindi, terminata l’operatività della ricordata disciplina, per una qualsiasi riunione di organi societari dovrebbero valere le regole ordinarie.

Occorre, peraltro, evidenziare come il Consiglio notarile di Milano, nella massima n. 200/2021, abbia sottolineato come l’eccezionalità del regime emergenziale riguarderebbe essenzialmente la possibilità di convocare assemblee senza indicare il luogo fisico di convocazione, prevedendo esclusivamente l’intervento mediante mezzi di telecomunicazione, “anche in mancanza di apposita clausola statutaria”.

Sicuramente, infatti, questa facoltà, in assenza di norme eccezionali, non esisterebbe.

Mentre sia la possibilità che il presidente e il segretario o il notaio dell’assemblea si trovino in luoghi diversi nel momento in cui partecipano all’assemblea mediante mezzi di telecomunicazione, sia la possibilità che le assemblee (totalitarie) si tengano esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione, sono già state ammesse dagli stessi notai milanesi (cfr., in particolare, la massima n. 187/2020 e le relative motivazioni).

Diversa, invece, si presenta la questione attinente alla possibilità che – a prescindere dal regime emergenziale e al di fuori dei casi di assemblea totalitaria – l’assemblea venga convocata senza l’indicazione di alcun luogo fisico, ma solo mediante mezzi di telecomunicazione.

A tal riguardo, dal punto di vista letterale, le previsioni codicistiche non sono ritenute decisive in senso contrario.

Dal punto di vista sistematico, inoltre, si ritiene, da un lato, che lo svolgimento della riunione esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione non costituisca una potenziale lesione dei principi di collegialità, buona fede e parità di trattamento tra i soci, e, dall’altro, che non sia configurabile un diritto “individuale” del socio (insopprimibile a maggioranza) avente ad oggetto la possibilità di recarsi di persona in un luogo fisico per intervenire all’assemblea, senza essere costretto ad utilizzare i mezzi telematici indicati dalla società.

Per cui è ritenuto ragionevole che, in presenza di una clausola statutaria che consenta, genericamente, l’intervento all’assemblea mediante mezzi di telecomunicazione, l’organo amministrativo (o il soggetto che effettua la convocazione) possa indicare nell’avviso di convocazione che l’assemblea si terrà esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione, omettendo l’indicazione del luogo fisico di convocazione e precisando le modalità di collegamento (eventualmente fornendo le specifiche tecniche anche in momenti successivi, prima della riunione).

Di conseguenza, a maggior ragione, la legittimità della convocazione senza indicazione di alcun luogo fisico, bensì solo mediante mezzi di telecomunicazione, va riconosciuta ove tale facoltà dell’organo amministrativo dovesse essere espressamente prevista dalla clausola statutaria.

Quanto affermato con riguardo alle assemblee – osservano sempre i notai milanesi – deve ritenersi tanto più applicabile alle riunioni del CdA e del Collegio sindacale, seppure in mancanza di una clausola statutaria che preveda espressamente la possibilità di convocare l’organo collegiale “solo” mediante mezzi di telecomunicazione (purché vi sia la generica disposizione statutaria che, ai sensi degli artt. 2388 comma 1 e 2404 comma 1 c.c., consenta la partecipazione con tali mezzi).

(MF/ms)