Spese trasferta dipendenti: escluso l’obbligo di tracciabilità per le spese all’estero
Per effetto delle modifiche del DL 84/2025, sono soggette all’obbligo di pagamento con mezzi tracciabili, ai fini della non imponibilità/deducibilità, solo le spese di trasferta sostenute in Italia.
L’ambito applicativo dei nuovi obblighi viene infatti limitato alle sole spese sostenute “nel territorio dello Stato”, confermando quanto previsto nelle bozze circolate ed escludendo così dai nuovi obblighi le spese per trasferte all’estero.
Con l’art. 1 comma 1 lett. b) del DL 84/2025 si interviene sul trattamento fiscale delle spese relative a vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea (taxi e noleggio con conducente), sostenute dal lavoratore dipendente in occasione delle trasferte o missioni, per limitare l’ambito di applicazione del requisito della tracciabilità dei pagamenti, previsto dal quinto periodo dell’art. 51 comma 5 del TUIR (introdotto dalla legge di bilancio 2025), alle spese sostenute nel territorio dello Stato.
Pertanto, ad esempio, le spese per il taxi sostenute nell’ambito di una trasferta all’estero potranno essere pagate anche in contanti.
Il comma 3 del citato art. 1 prevede che la disposizione trovi applicazione per le spese “sostenute a partire dal periodo di imposta in corso alla data di entrata in vigore del presente decreto”, vale a dire dal 2025 per i soggetti “solari”.
In relazione al comma 3-bis dell’art. 95 del TUIR, che prevede quale condizione per la deducibilità la tracciabilità dei pagamenti delle spese di vitto e alloggio e quelle per viaggio e trasporto mediante taxi e NCC, nonché i rimborsi analitici relativi alle medesime spese sostenute per le trasferte dei dipendenti, un primo intervento è stato effettuato dall’art. 1 comma 1 lettera g) n. 1) del DL 84/2025, che riformula il testo, restringendo l’ambito di applicazione della disposizione alle spese sostenute nel territorio delle Stato.
La Relazione illustrativa al DL ha precisato che, al fine di garantire un trattamento coerente, nell’art. 109 del TUIR è stato introdotto un nuovo comma 5-bis per chiarire che la condizione di tracciabilità delle spese sopra descritte rileva in tutte le ipotesi in cui, nel territorio dello Stato, le stesse risultano sostenute dalle imprese o siano oggetto di un rimborso analitico (fermo restando il rispetto del principio di inerenza).
La relazione precisa che va da sé che i limiti appena descritti trovano applicazione anche in relazione alle spese in esame sostenute dalle imprese per gli amministratori, nonché per i relativi rimborsi analitici.
Inoltre, con finalità di coordinamento, considerato che l’art. 95 del TUIR reca, in linea generale, la disciplina della deducibilità delle spese per lavoro dipendente, è stato eliminato dal comma 3-bis il riferimento alla tracciabilità delle spese sostenute per le prestazioni di servizi commissionate ai lavoratori autonomi (art. 1 comma 1 lett. g) n. 2) del DL 84/2025).
La medesima disciplina della tracciabilità delle spese sostenute per le prestazioni di servizi commissionate ai lavoratori autonomi è stata trasferita nell’art. 109 del TUIR, al nuovo comma 5-ter, in quanto disposizione ritenuta, a livello sistematico, maggiormente idonea ad accogliere la relativa disciplina (art. 1 comma 1) lett. h) del DL 84/2025; cfr. Relazione illustrativa al DL).
In merito alla decorrenza, le disposizioni concernenti la disattivazione del regime sopra descritto per le spese sostenute all’estero, introducendo una semplificazione che opera in senso più favorevole al contribuente, decorrono dal periodo d’imposta successivo a quello in corso al 31 dicembre 2024 (2025, per i soggetti “solari”), mentre le nuove regole di tracciabilità delle spese in esame si applicano alle spese sostenute a decorrere dal 18 giugno 2025 (data di entrata in vigore del DL), per i periodi d’imposta successivi a quelli in corso al 31 dicembre 2024.
Sembra quindi di capire che, come già originariamente previsto, nel caso di un periodo d’imposta 1° luglio 2024 – 30 giugno 2025, i nuovi obblighi di tracciabilità si applicheranno in ogni caso solo dal 1° luglio 2025, con riferimento al periodo d’imposta 1° luglio 2025 – 30 giugno 2026.
Infatti, le spese sostenute dal 18 al 30 giugno 2025 ricadono ancora nel periodo d’imposta 1° luglio 2024 – 30 giugno 2025, non soggetto alle nuove disposizioni.
Ai fini della deducibilità, fermo restando il rispetto degli obblighi di tracciabilità dei pagamenti, resterebbero validi gli ordinari oneri documentali.
I giustificativi di spesa (parte integrante delle note cui si riferiscono) sono, infatti, indispensabili non solo al controllo della certezza della spesa, ma anche dei requisiti di inerenza, competenza e congruità (cfr. ris. n. Agenzia delle Entrate n. 96/2017 e risposta a interpello n. 403/2019).
Con particolare riferimento alle spese di taxi, l’Agenzia delle Entrate, con la risposta a interpello n. 142/2024, ha affermato che, ove non sia richiesta la fattura, la contabile rilasciata dal mezzo di pagamento elettronico non è sufficiente a identificare la spesa sostenuta ai fini della deducibilità del costo, ma è necessario che la stessa sia correlata a un giustificativo di spesa rilasciato dal prestatore, dal quale sia possibile individuare i dati essenziali della spesa (data, nome del prestatore, percorso, corrispettivo).
(MF/ms)