Il 31 luglio scorso è terminato il periodo di vigenza della previsione normativa che ha consentito di tenere “a distanza” le assemblee di società a prescindere da quanto indicato nei relativi statuti.

L’art. 106 comma 7 del Dl 18/2020 convertito, infatti, nel contesto delle disposizioni dettate per fronteggiare l’emergenza da Covid-19, ha consentito, fino alla suddetta data, le semplificazioni procedurali allo svolgimento delle assemblee contenute nel medesimo articolo. In particolare, è stato possibile:

Nonostante l’assenza di specifiche indicazioni normative, il ricorso “agevolato” a riunioni “a distanza” è stato ritenuto praticabile anche per CdA e Collegi sindacali.

Oggi, quindi, terminata l’operatività della ricordata disciplina, per una qualsiasi riunione di organi societari dovrebbero valere le regole ordinarie.

Occorre, peraltro, evidenziare come il Consiglio notarile di Milano, nella massima n. 200/2021, abbia sottolineato come l’eccezionalità del regime emergenziale riguarderebbe essenzialmente la possibilità di convocare assemblee senza indicare il luogo fisico di convocazione, prevedendo esclusivamente l’intervento mediante mezzi di telecomunicazione, “anche in mancanza di apposita clausola statutaria”.

Sicuramente, infatti, questa facoltà, in assenza di norme eccezionali, non esisterebbe.

Mentre sia la possibilità che il presidente e il segretario o il notaio dell’assemblea si trovino in luoghi diversi nel momento in cui partecipano all’assemblea mediante mezzi di telecomunicazione, sia la possibilità che le assemblee (totalitarie) si tengano esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione, sono già state ammesse dagli stessi notai milanesi (cfr., in particolare, la massima n. 187/2020 e le relative motivazioni).

Diversa, invece, si presenta la questione attinente alla possibilità che – a prescindere dal regime emergenziale e al di fuori dei casi di assemblea totalitaria – l’assemblea venga convocata senza l’indicazione di alcun luogo fisico, ma solo mediante mezzi di telecomunicazione.

A tal riguardo, dal punto di vista letterale, le previsioni codicistiche non sono ritenute decisive in senso contrario.

Dal punto di vista sistematico, inoltre, si ritiene, da un lato, che lo svolgimento della riunione esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione non costituisca una potenziale lesione dei principi di collegialità, buona fede e parità di trattamento tra i soci, e, dall’altro, che non sia configurabile un diritto “individuale” del socio (insopprimibile a maggioranza) avente ad oggetto la possibilità di recarsi di persona in un luogo fisico per intervenire all’assemblea, senza essere costretto ad utilizzare i mezzi telematici indicati dalla società.

Per cui è ritenuto ragionevole che, in presenza di una clausola statutaria che consenta, genericamente, l’intervento all’assemblea mediante mezzi di telecomunicazione, l’organo amministrativo (o il soggetto che effettua la convocazione) possa indicare nell’avviso di convocazione che l’assemblea si terrà esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione, omettendo l’indicazione del luogo fisico di convocazione e precisando le modalità di collegamento (eventualmente fornendo le specifiche tecniche anche in momenti successivi, prima della riunione).

Di conseguenza, a maggior ragione, la legittimità della convocazione senza indicazione di alcun luogo fisico, bensì solo mediante mezzi di telecomunicazione, va riconosciuta ove tale facoltà dell’organo amministrativo dovesse essere espressamente prevista dalla clausola statutaria.

Quanto affermato con riguardo alle assemblee – osservano sempre i notai milanesi – deve ritenersi tanto più applicabile alle riunioni del CdA e del Collegio sindacale, seppure in mancanza di una clausola statutaria che preveda espressamente la possibilità di convocare l’organo collegiale “solo” mediante mezzi di telecomunicazione (purché vi sia la generica disposizione statutaria che, ai sensi degli artt. 2388 comma 1 e 2404 comma 1 c.c., consenta la partecipazione con tali mezzi).

(MF/ms)

A prescindere da quanto indicato nei relativi statuti, le assemblee di società, associazioni e fondazioni potranno svolgersi “a distanza” fino al 31 dicembre 2021.

È questo l’effetto della proroga contenuta nelle pieghe del Dl 105/2021, recante “Misure urgenti per fronteggiare l’emergenza epidemiologica da Covid-19 e per l’esercizio in sicurezza di attività sociali ed economiche”, in vigore dal 23 luglio scorso, giorno della sua pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale (ex art. 14 del Dl medesimo).

Ai sensi dell’art. 6 del Dl 105/2021, i termini previsti dalle disposizioni legislative di cui all’allegato A sono prorogati fino al 31 dicembre 2021 (e le relative disposizioni vengono attuate nei limiti delle risorse disponibili autorizzate a legislazione vigente).

Al n. 7 dell’allegato A è preso in considerazione l’art. 106 comma 7 del Dl 18/2020 convertito che, nel contesto delle norme in materia di svolgimento delle assemblee di società ed enti, applicava le relative disposizioni alle assemblee tenute entro il 31 luglio 2021.

Ora, quindi, tali disposizioni potranno applicarsi fino al 31 dicembre 2021.

In particolare, fino a tale data vi sarà la possibilità di:

In forza del comma 8-bis del medesimo articolo, inoltre, tali disposizioni si applicano anche alle associazioni e alle fondazioni.

Nonostante l’assenza di specifiche indicazioni normative, poi, è da ritenere che il ricorso a riunioni “a distanza” sia praticabile anche per CdA, comitati esecutivi e Collegi sindacali. Riguardo a questi ultimi, in particolare, dal momento che l’art. 2404 c.c. non prevede la necessità di indicare il luogo in cui fisicamente il collegio si riunisce, potrebbe essere sufficiente indicare nel verbale che la riunione si è integralmente svolta fra i componenti del collegio in audio-video conferenza, evidenziando che ai vari membri del collegio è stata consentita una completa e contestuale informativa e la possibilità di uno scambio documentale (così i criteri applicativi della Norma di comportamento CNDCEC n. 2.1).

Come precisato dalla prima Q&A dettata da Assonime in materia di convocazione dell’assemblea nella fase dell’emergenza Covid 19, inoltre, spetta al CdA indicare – nei limiti della disciplina eccezionale e nel rispetto delle sue finalità – le modalità di partecipazione all’assemblea e di espressione del diritto di voto più idonee.

Nell’esercitare tale scelta, il CdA dovrà tenere in considerazione non solo il quadro normativo di riferimento, ma anche la concreta situazione della società.

Sarà, quindi, possibile prevedere, con l’avviso di convocazione, più di una modalità di partecipazione a distanza all’assemblea, anche cumulando tutti gli strumenti consentiti (voto per corrispondenza, partecipazione attraverso mezzi di telecomunicazione e delega al rappresentante designato).

Le società possono anche prevedere in via esclusiva la partecipazione attraverso mezzi di telecomunicazione (e il ricorso al rappresentante designato).

Si ritiene, peraltro, che laddove la convocazione preveda l’uso di una modalità in via esclusiva, ciò sia da riferire solo ai soci; ferma restando la possibilità di cumulo delle modalità e, comunque, di prevedere che gli altri legittimati ad intervenire all’assemblea (come ad esempio i consiglieri di amministrazione e i membri del Collegio sindacale) partecipino con mezzi di telecomunicazione.

A ogni modo, ancora attualmente appare valido il suggerimento in base al quale, a fronte di questa flessibilità e alla luce del quadro normativo di riferimento, appaia raccomandabile la scelta, anche in via esclusiva, di quelle modalità di partecipazione e voto che assicurino lo svolgimento dell’assemblea in assenza di partecipazione fisica dei soci.

Con particolare riguardo, infine, agli strumenti idonei allo svolgimento delle assemblee “a distanza”, sempre Assonime, nella prima Q&A sulle partecipazioni in assemblea con mezzi di telecomunicazione, sottolinea come tra i vari strumenti ritenuti idonei, la videoconferenza appaia sicuramente quello più accessibile e che facilita la comunicazione e la interazione tra più persone dislocate in luoghi differenti.

Esso permette lo scambio di immagini, di dati, di documenti e/o dialoghi e consente l’interazione e la comunicazione a persone dislocate in diversi luoghi come se le stesse si trovassero in uno stesso luogo.

(MF/ms)