Assemblee a distanza: proroga fino al 30 settembre 2026

Il DL Milleproroghe 2025 approvato l’11 dicembre dal Governo, all’art. 3 comma 11 della bozza circolata differisce, per l’ennesima volta, fino al 30 settembre 2026, la possibilità di svolgere le assemblee di società ed enti con le modalità consentite durante l’epidemia da COVID-19 (ex art. 106 del DL 18/2020 convertito).

Tale disciplina, infatti, in forza di quanto stabilito in sede di conversione in legge del DL 202/2024 (Milleproroghe 2024), troverebbe applicazione solo fino alle assemblee tenute entro il prossimo 31 dicembre (cfr. l’art. 3 comma 14-sexies del DL 202/2024 convertito).

Di conseguenza, fino al 30 settembre 2026 vi sarà la possibilità di:

prevedere, nelle spa, nelle sapa, nelle srl, nelle società cooperative e nelle mutue assicuratrici, anche in deroga alle diverse disposizioni statutarie, l’espressione del voto in via elettronica o per corrispondenza e l’intervento all’assemblea mediante mezzi di telecomunicazione (comma 2 primo periodo del citato art. 106);
svolgere le assemblee, sempre a prescindere da diverse disposizioni statutarie, anche esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione che garantiscano l’identificazione dei partecipanti, la loro partecipazione e l’esercizio del diritto di voto, senza la necessità che si trovino nel medesimo luogo, ove previsti, il presidente, il segretario o il notaio (comma 2 secondo periodo). Questa previsione è stata letta come il riconoscimento della possibilità di tenere assemblee “virtuali”, ossia prive di un luogo fisico di convocazione;
consentire, nelle srl, anche in deroga a quanto previsto dall’art. 2479 comma 4 c.c. e alle diverse disposizioni statutarie, che l’espressione del voto avvenga mediante consultazione scritta o per consenso espresso per iscritto (comma 3);
obbligare, in talune società (ad esempio, quelle quotate, quelle ammesse alla negoziazione su un sistema multilaterale di negoziazione e quelle con azioni diffuse fra il pubblico in misura rilevante), alla partecipazione all’assemblea tramite il Rappresentante designato (commi 4, 5 e 6).

Tali disposizioni si applicano anche alle associazioni e alle fondazioni (comma 8-bis).

Si tenga presente, inoltre, che, al fine di utilizzare le semplificazioni della disciplina emergenziale, l’assemblea dovrà essere “tenuta” entro la suddetta data del 30 settembre 2026 e non semplicemente “convocata”.

Nonostante l’assenza di specifiche indicazioni normative, poi, è da ritenere che il ricorso “agevolato” a riunioni “a distanza” sia praticabile anche per CdA e Collegi sindacali (cfr. il documento di ricerca CNDCEC-FNC 18 marzo 2020).

Si ricorda, peraltro, che, secondo la massima n. 200/2021 del Consiglio notarile di Milano, a prescindere dalla fase emergenziale e dalla relativa disciplina, sarebbe ragionevole ritenere che – in presenza di una clausola statutaria che consenta, genericamente, l’intervento all’assemblea mediante mezzi di telecomunicazione – l’organo amministrativo (o il soggetto che effettua la convocazione) possa comunque indicare nell’avviso di convocazione che l’assemblea si terrà in modo “virtuale”, ovvero esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione, omettendo l’indicazione del luogo fisico di convocazione e precisando le modalità di collegamento (eventualmente fornendo le specifiche tecniche anche in momenti successivi, prima della riunione).

La possibilità di convocare riunioni “solo” mediante mezzi di telecomunicazione è ritenuta applicabile anche per CdA e Collegi sindacali, pure in mancanza di una clausola statutaria che ciò preveda espressamente, sempreché vi sia la generica disposizione statutaria che, ai sensi degli artt. 2388 comma 1 e 2404 comma 1 c.c., consenta la partecipazione con tali mezzi.

Così ragionando, quindi, la proroga in questione presenterebbe maggiore importanza per altre facilitazioni, come quelle correlate alla figura del Rappresentante designato (ex art. 135-undecies del DLgs. 58/98).

In forza dell’art. 106 comma 4 del DL 18/2020 convertito, infatti, le spa quotate possono designarlo per le assemblee ordinarie o straordinarie anche ove lo statuto disponga diversamente.

Le medesime società possono altresì prevedere nell’avviso di convocazione che l’intervento in assemblea si svolga esclusivamente tramite il Rappresentante designato.

Analoghe indicazioni valgono per le società ammesse alla negoziazione su un sistema multilaterale di negoziazione, le società con azioni diffuse fra il pubblico in misura rilevante, nonché per banche popolari, banche di credito cooperativo, società cooperative e mutue assicuratrici (cfr. i commi 5 e 6 dell’art. 106 del DL 18/2020 convertito).

Al riguardo, peraltro, l’art. 11 comma 1 della L. 21/2024 (c.d. “Legge Capitali”), inserendo il nuovo art. 135-undecies.1 nel DLgs. 58/98, ha stabilizzato il principio secondo cui lo statuto delle società quotate (e di quelle ammesse alla negoziazione su un sistema multilaterale di negoziazione) può prevedere che l’intervento in assemblea e l’esercizio del diritto di voto avvengano esclusivamente tramite Rappresentante designato dalla società.

Ne deriva che, in tali realtà societarie, la norma transitoria si rende applicabile solo nel caso in cui il relativo statuto non abbia già recepito tale opzione.

(MF/ms)

Assemblee societarie: svolgimento a distanza fino al 31 luglio 2023

A prescindere da quanto indicato nei relativi statuti, le assemblee delle società potranno svolgersi “a distanza” fino al 31 luglio 2023.

È questo l’effetto della riapertura dei termini di utilizzo della disciplina emergenziale (scaduti lo scorso 31 luglio) contenuta nell’art. 3 comma 10-undecies del DL 198/2022 (c.d. decreto “Milleproroghe” 2023), come inserito dalla legge di conversione approvata dal Senato e il cui definitivo voto di fiducia dovrebbe avvenire questa settimana alla Camera.

Tale riapertura, peraltro, non appare impattare sui termini di approvazione dei bilanci al 31 dicembre 2022, che, quindi, dovranno essere approvati nei termini ordinari (120 giorni), salvo che ricorrano le condizioni normative che consentono il rinvio a 180 giorni.

Si ricorda che l’art. 106 comma 7 del Dl 18/2020 convertito, nel contesto delle disposizioni emergenziali in materia di svolgimento delle assemblee di società ed enti, al momento, ancora riferisce l’applicabilità delle relative previsioni alle sole assemblee tenute entro il 31 luglio 2022.

Termine al quale si è pervenuti, da ultimo, sulla base dell’art. 3 comma 1 del Dl 228/2021 convertito (c.d. decreto “Milleproroghe” 2022).

Ora, in base al suddetto art. 3 comma 10-undecies del Dl 198/2022 (c.d. decreto “Milleproroghe” 2023), tali disposizioni emergenziali potranno applicarsi fino al 31 luglio 2023.

In particolare, fino a tale data vi sarà la possibilità di:

prevedere, nelle spa, nelle sapa, nelle srl, nelle società cooperative e nelle mutue assicuratrici, anche in deroga alle diverse disposizioni statutarie, l’espressione del voto in via elettronica o per corrispondenza e l’intervento all’assemblea mediante mezzi di telecomunicazione (comma 2 primo periodo);
svolgere le assemblee, sempre a prescindere da diverse disposizioni statutarie, anche esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione che garantiscano l’identificazione dei partecipanti, la loro partecipazione e l’esercizio del diritto di voto, senza in ogni caso la necessità che si trovino nel medesimo luogo, ove previsti, il presidente, il segretario o il notaio (comma 2 secondo periodo);
consentire, nelle srl, anche in deroga a quanto previsto dall’art. 2479 comma 4 c.c. e alle diverse disposizioni statutarie, che l’espressione del voto avvenga mediante consultazione scritta o per consenso espresso per iscritto (comma 3);
obbligare, in talune società (ad esempio, quelle quotate), alla partecipazione all’assemblea tramite il Rappresentante designato (commi 4, 5 e 6).

In forza del comma 8-bis del medesimo articolo, inoltre, tali disposizioni si applicano anche alle associazioni e alle fondazioni.

La riapertura dei termini in questione non appare impattare sul primo comma dell’art. 106, che continua a disporre che, “in deroga a quanto previsto dagli articoli 2364, secondo comma, e 2478-bis, del codice civile o alle diverse disposizioni statutarie, l’assemblea ordinaria è convocata per l’approvazione del bilancio al 31 dicembre 2020 entro centottanta giorni dalla chiusura dell’esercizio” (cfr. in relazione alla precedente proroga al 31 luglio 2022 sia l’Intervento Assonime n. 4/2022 che la lettera del CNDCEC del 9 marzo 2022, con cui si richiedeva all’allora Ministro dell’Economia di prorogare a 180 giorni il termine finale di convocazione dell’assemblea ordinaria per l’approvazione dei bilanci al 31 dicembre 2021).

Di conseguenza, per l’approvazione del bilancio al 31 dicembre 2022, si potrà procedere all’approvazione nel maggior termine di 180 giorni solo in presenza delle condizioni di cui agli artt. 2364 comma 2 e 2478-bis c.c.

Si tenga presente, inoltre, che, al fine di utilizzare le semplificazioni della disciplina emergenziale, l’assemblea deve essere “tenuta” entro la suddetta data del 31 luglio 2023 e non semplicemente “convocata”.

Da ultimo appare opportuno evidenziare come, secondo la massima n. 200/2021 del Consiglio notarile di Milano, a prescindere dalla fase emergenziale e dalla relativa disciplina, sia ragionevole ritenere che – in presenza di una clausola statutaria che consenta, genericamente, l’intervento all’assemblea mediante mezzi di telecomunicazione – l’organo amministrativo (o comunque il soggetto che effettua la convocazione) possa comunque indicare nell’avviso di convocazione che l’assemblea si terrà in modo “virtuale”, ovvero esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione, omettendo l’indicazione del luogo fisico di convocazione e precisando le modalità di collegamento (eventualmente fornendo le specifiche tecniche anche in momenti successivi, prima della riunione).

La possibilità di convocare riunioni “solo” mediante mezzi di telecomunicazione è ritenuta applicabile anche per CdA e collegi sindacali, pure in mancanza di una clausola statutaria che ciò preveda espressamente, sempreché vi sia la generica disposizione statutaria che, ai sensi degli artt. 2388 comma 1 e 2404 comma 1 c.c., consenta la partecipazione con tali mezzi.

(MF/ms)

Assemblee societarie e stato di emergenza Covid

Le assemblee societarie potranno svolgersi mediante mezzi di telecomunicazione, a prescindere dalle indicazioni statutarie, fino alla fine dello stato di emergenza epidemiologica e comunque non oltre marzo 2021. È questa la principale conseguenza derivante da una disposizione del c.d. DL “milleproroghe” (DL 31 dicembre 2020 n. 183, pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale del 31 dicembre scorso).

Il tema, dal momento che in materia si sono succeduti diversi interventi normativi privi di adeguato coordinamento, necessita di una adeguata ricapitolazione.

Innanzitutto, l’art. 106 del DL 18/2020 convertito ha riconosciuto, in estrema sintesi, la possibilità di:

– convocare l’assemblea per approvare i bilanci entro 180 giorni dalla chiusura dell’esercizio in deroga a quanto previsto dagli artt. 2364 comma 2 e 2478-bis c.c. o alle diverse disposizioni statutarie (comma 1);

– prevedere, nelle spa, nelle sapa, nelle srl, nelle società cooperative e nelle mutue assicuratrici, anche in deroga alle diverse disposizioni statutarie, l’espressione del voto in via elettronica o per corrispondenza e l’intervento all’assemblea mediante mezzi di telecomunicazione (comma 2);

– svolgere le assemblee anche esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione (comma 2);

– consentire, nelle srl, anche in deroga a quanto previsto dall’art. 2479 comma 4 c.c. e alle diverse disposizioni statutarie, che l’espressione del voto avvenga mediante consultazione scritta o per consenso espresso per iscritto (comma 3);

– obbligare, in talune società (ad esempio, quelle quotate), alla partecipazione all’assemblea tramite il Rappresentante designato (commi 4, 5 e 6).

Ai sensi del comma 7 di tale articolo, poi, le relative disposizioni “si applicano alle assemblee convocate entro il 31 luglio 2020 ovvero entro la data, se successiva, fino alla quale è in vigore lo stato di emergenza sul territorio nazionale relativo al rischio sanitario connesso all’insorgenza della epidemia da COVID-19”.

Il DL 83/2020 aveva disposto il prolungamento dello stato di emergenza al 15 ottobre 2020 e, contestualmente, la proroga a tale data dei “termini previsti dalle disposizioni legislative di cui all’allegato 1” al decreto medesimo (art. 1 comma 3).

Tra le disposizioni di cui al citato allegato 1 non si ritrovava l’art. 106 del DL 18/2020, ma l’art. 73 del medesimo DL, il cui comma 4 stabilisce che associazioni non riconosciute, fondazioni, “nonché le società, comprese le società cooperative ed i consorzi”, che non abbiano regolamentato lo svolgimento delle sedute in videoconferenza, possono riunirsi secondo tali modalità.

Tale dato normativo ha comportato l’insorgere di differenti interpretazioni, rispetto alle quali, dal 15 agosto 2020, si è posto l’art. 71 comma 1 del DL 104/2020 (c.d. DL “Agosto”) convertito, ai sensi del quale, “alle assemblee delle società per azioni, delle società in accomandita per azioni, delle società a responsabilità limitata, delle società cooperative e delle mutue assicuratrici convocate entro il 15 ottobre 2020 continuano ad applicarsi le disposizioni dei commi da 2 a 6 dell’articolo 106 del decreto-legge 17 marzo 2020, n. 18 convertito con modificazioni dalla legge 24 aprile 2020, n. 27”.

In questo, già complesso, contesto normativo, inoltre, si è venuto a collocare l’art. 1 del DL 125/2020 convertito, in vigore dall’8 ottobre 2020. In particolare: il comma 1 dell’art. 1 del DL 125/2020 ha prolungato lo stato di emergenza al 31 gennaio 2021; il comma 3 lett. a) del medesimo articolo ha stabilito che i termini previsti dalle disposizioni legislative di cui all’allegato 1 del DL 83/2020 sono prorogati al 31 dicembre 2020; il comma 3 lett. b) n. 3 ha inserito anche l’art. 106 del DL 18/2020 tra le disposizioni presenti nel suddetto allegato 1.

Rispetto a tale disciplina è parsa una mera dimenticanza il fatto che, in sede di conversione del DL 104/2020 nella L. 126/2020 (approvata in via definitiva il 12 ottobre e in vigore dal 14 ottobre 2020), sia stato lasciato invariato l’art. 71 comma 1, che continua a disporre che “alle assemblee delle società per azioni, delle società in accomandita per azioni, delle società a responsabilità limitata, delle società cooperative e delle mutue assicuratrici convocate entro il 15 ottobre 2020 continuano ad applicarsi le disposizioni dei commi da 2 a 6 dell’articolo 106 del decreto-legge 17 marzo 2020, n. 18 convertito con modificazioni dalla legge 24 aprile 2020, n. 27”. Situazione, peraltro, imposta dall’impossibilità di effettuare nei termini un nuovo passaggio parlamentare.

Contesto normativo privo di coordinamento

In tale contesto, ora, il DL “milleproroghe” stabilisce che all’art. 106 comma 7 del DL 18/2020 convertito le parole “entro il 31 luglio 2020 ovvero entro la data, se successiva, fino alla quale è in vigore lo stato di emergenza sul territorio nazionale relativo al rischio sanitario connesso all’insorgenza dell’epidemia da COVID-19” sono sostituite dalle seguenti: “entro la data di cessazione dello stato di emergenza epidemiologica da COVID-19 e comunque non oltre il 31 marzo 2021”.

(MF/ms)