Registri contabili tenuti elettronicamente: conservazione obbligatoria
Inoltre, per i registri tenuti in modalità elettronica l’imposta di bollo, indipendentemente dalla successiva conservazione, è liquidata e versata in base alle prescrizioni del Dm 17 giugno 2014, ossia ogni 2500 registrazioni con modello F24.
Il documento di prassi risulta di particolare interesse poiché chiarisce, anche se a notevole distanza dalla sua introduzione, l’esatta portata dell’art. 7 comma 4-quater del Dl 357/94.
Tale norma è intervenuta sulla tenuta dei registri contabili elettronici stabilendo – come riportato anche dai documenti parlamentari citati nella risposta – l’“obbligo di stampa cartacea soltanto all’atto del controllo e su richiesta dell’organo procedente”, in deroga al precedente comma 4-ter del medesimo articolo che impone, invece, la stampa dei registri “meccanografici” entro tre mesi dalla presentazione della dichiarazione dei redditi. La norma, originariamente riferita ai soli registri Iva, è stata estesa a tutti i registri contabili tenuti con sistemi elettronici su qualsiasi supporto dall’art. 12-octies comma 1 del Dl 34/2019, conv. L. 58/2019.
Intendendo avvalersi della disposizione, l’istante chiedeva se fosse corretto procedere nel seguente modo:
- tenere i registri contabili elettronici aggiornati e memorizzati con e sui propri sistemi elettronici e negli archivi del proprio software gestionale, senza procedere alla conservazione sostitutiva tramite apposizione di marcatura temporale e firma digitale, procedendo alla stampa quando e se sarebbe pervenuta la richiesta degli organi di controllo
- determinare l’imposta di bollo sulla base del numero di registrazioni contabilizzate (anziché ogni 100 pagine) e versarla con modello F24 (anziché con contrassegno o F23)
- ai fini della loro regolarità, non hanno obbligo di essere stampati sino al terzo (o sesto, limitatamente al solo 2019) mese successivo al termine di presentazione della relativa dichiarazione dei redditi, salva apposita richiesta in tal senso da parte degli organi di controllo in sede di accesso, ispezione o verifica;
- entro tale momento, però, vanno posti in conservazione nel rispetto del Dm 17 giugno 2014, se il contribuente intende mantenerli in formato elettronico, ovvero materializzati/stampati su carta, in caso contrario.
Si ricorda che, limitatamente al periodo d’imposta in corso al 31 dicembre 2019, l’art. 5 comma 16 del Dl 41/2021 ha disposto che il processo di conservazione elettronica si considera tempestivo se effettuato, al più tardi, entro i tre mesi successivi al termine previsto dall’art. 7 comma 4-ter del Dl 357/94, sostanzialmente entro sei mesi dalla presentazione della dichiarazione dei redditi. Poiché, per i soggetti “solari”, il termine per la presentazione del modello Redditi 2020 è scaduto il 10 dicembre 2020 (ai sensi dell’art. 3 del Dl 157/2020), il processo di conservazione elettronica deve concludersi entro il 10 giugno 2021.
Infine, vengono condivise le osservazioni dell’istante in merito a liquidazione e versamento dell’imposta di bollo. Viene infatti precisato che, nell’ipotesi di registri e libri contabili tenuti con sistemi informatici, occorre far riferimento al Dm 17 giugno 2014 per cui l’imposta è:
- dovuta ogni 2500 registrazioni (intendersi per tale ogni singolo accadimento contabile, a prescindere dalle righe di dettaglio, ris. n. 161/2007);
- versata con modello F24 – codice tributo “2501” – in un’unica soluzione entro centoventi giorni dalla chiusura dell’esercizio (art. 6 del Dm 17 giugno 2014).
(MF/ms)