Le imprese con più di 49 dipendenti,
dal 17 dicembre 2023, dovranno introdurre un sistema di
segnalazione degli
illeciti (c.d. whistleblowing), a prescindere dall’adozione del MOG 231.
Le imprese di maggiori dimensioni, ossia quelle con più di 249 dipendenti, dal 15 luglio devono essersi già adeguate a quanto previsto dal DLgs. 24/2023 (protezione delle persone che segnalano violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato, di cui siano venute a conoscenza in un contesto lavorativo pubblico o privato).
Il tassello normativo si è concluso con la delibera del 12 luglio 2023 nn. 311, con cui l’ANAC ha reso definitive le proprie Linee guida, che rappresentano uno strumento essenziale per implementare il sistema whistleblowing anche nelle organizzazioni private e sulle quali il Garante Privacy ha espresso parere favorevole.
Il sistema nasce con l’intento di prevenire e accertare le violazioni che possono avvenire all’interno dell’organizzazione, con “denuncia” da parte dei dipendenti, fornitori, professionisti, soci e amministratori. Il decreto prevede anche una serie di misure per “proteggere” il segnalante da eventuali ritorsioni, partendo dal diritto alla riservatezza del soggetto che denuncia l’illecito.
In sintesi, l’applicazione del Dlgs. 24/2023 richiede:
- l’individuazione del soggetto che gestisce la segnalazione, che può essere una persona, un Ufficio oppure un soggetto esterno all’impresa;
- l’istituzione del canale di segnalazione, che deve prevedere: la forma scritta, anche informatica; la forma orale;
- l’implementazione degli adempimenti privacy che consistono in: annotazione registro trattamenti; informative; valutazione d’impatto; lettere di incarico; nomina a responsabile del trattamento; policy aziendale.
Ciascuno dei tre punti sopra evidenziati presenta aspetti problematici da dover risolvere che possono essere sintetizzati con le domande su:
- chi, all’interno delle PMI, ha le competenze per gestire le segnalazioni;
- quali sono i sistemi di segnalazione che garantiscono la riservatezza;
- chi ha le competenze per porre in essere gli adempimenti privacy.
Ad esempio, la problematica relativa ai sistemi di segnalazione è stata affrontata anche dall’ANAC nelle sue Linee guida, in base alle quali:
- la posta elettronica ordinaria e la PEC sono strumenti non adeguati a garantire la riservatezza;
- i sistemi tradizionali devono garantire la riservatezza e, quindi, se si utilizza la forma cartacea, è necessario che la segnalazione venga inserita in due buste chiuse: la prima con i dati identificativi del segnalante unitamente alla fotocopia del documento di riconoscimento; la seconda con la segnalazione, in modo da separare i dati identificativi del segnalante dalla segnalazione. Entrambe dovranno poi essere inserite in una terza busta chiusa che rechi all’esterno la dicitura “riservata” da consegna al gestore della segnalazione. La segnalazione è poi oggetto di protocollazione riservata da parte del gestore;
- la forma orale può essere attuata, alternativamente, attraverso linee telefoniche, con sistemi di messaggistica vocale, ovvero, su richiesta della persona segnalante, mediante un incontro diretto fissato entro un termine ragionevole.
(SG/sg)